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Smart Mobility: Ein Konzept für die Zukunft von Entsendungen


"In Zeiten des häufig zitierten ‚War for Talents‘ muss das Wohlbefinden des mobilen Mitarbeiters ganz oben auf der Agenda stehen."

Die fortschreitende Digitalisierung und der immer größer werdende Fokus auf Sustainability, vor allem aber die Corona-Pandemie haben die mobile Arbeitswelt drastisch verändert. Die Transformation hin zu mehr digitalen Lösungen hat einen nie dagewesenen Schub erhalten. Wie sich Global Mobility in den nächsten Jahren entwickeln wird und welche Folgen die Pandemie für die Zukunft haben könnte, diskutieren Marcus Krohn, Leiter Global Employer Services (GES) und Klaus Heeke, Leiter Employment Law, Deloitte Legal.

DB: Deloitte Global Employer Services hat im Jahr 2020 eine Langzeitstudie durchgeführt, die sich auf die Veränderungen von Global Mobility in der Zukunft fokussiert. Wieso war diese Studie aus Ihrer Sicht notwendig?

Krohn: „Es gab in den vergangenen Jahren zwar mehrere Studien, die sich mit den aktuellen Entwicklungen im HR Bereich befasst haben, diese Studien haben aber weder die Besonderheiten von grenzüberschreitenden Personaleinsätzen beleuchtet noch deutsche Unternehmensgruppen als Studienteilnehmer im Fokus gehabt. In der Beratung unserer Mandanten stellen wir immer wieder fest, dass internationale Konzepte nicht einfach auf deutsche Unternehmen übertragen werden können.

Außerdem wollten wir erfahren, wie weit die Digitalisierung der Entsendeabteilungen vorangeschritten ist. Workflow Management Lösungen, Data Analytics und HR User Experience sind Aspekte, die seit längerem im Personalwesen wichtig sind. Aber wo stehen die Entsendeabteilungen in der Umsetzung dieser Themen? Und schließlich wollten wir verstehen, ob und wie sich die Sustainability-Ziele der Unternehmen bereits spürbar auf die Global Mobility Abteilungen auswirken. Insofern war die Studie absolut notwendig.“

DB: Und können Sie uns das Ergebnis der Studie verraten?

Krohn: „Überraschend war, dass rund 75 % der Unternehmen über eine Homeoffice/Mobile Working Policy verfügen – und dies bereits vor der COVID-19 Pandemie. Bei Nachhaltigkeitsthemen sieht es allerdings anders aus: diese sind im Bereich Global Mobility noch nicht wirklich von Bedeutung.
Interessant fanden wir auch, dass drei Viertel der befragten Unternehmen noch keine Workflow-Management Software besitzen – und das trotz der hohen Transaktionalität zahlreicher Entsendeprozesse und der Zusammenarbeit mit einer größeren Anzahl von Dienstleistern. Die Studie zeigt zudem, dass es viele neue Ideen zur Digitalisierung der Ablauforganisation gibt, es aber an der konkreten Umsetzung bzw. an Ressourcen im Bereich HR IT mangelt.

Schließlich bestätigt sich, dass der Trend hin zu Remote Working durch virtuelle technische Möglichkeiten verstärkt wird und durch die COVID -19 Pandemie weiter zugenommen hat. Ein Lob der Studienteilnehmer ging an die firmeneigenen IT-Abteilungen für die gute Arbeit zu Beginn des Lockdowns. Der Wechsel ins Homeoffice ist mehr oder weniger reibungslos erfolgt.“

Heeke: „Insbesondere der zuletzt genannte Aspekt spiegelt sich übrigens auch in der arbeitsrechtlichen Realität wider. Unabhängig davon, ob mobiles Arbeiten auf der Grundlage von mit dem Betriebsrat getroffenen Vereinbarungen oder individualrechtlicher Absprachen erfolgte, verlief der Übergang zu Beginn der Pandemie im Frühjahr 2020 ganz überwiegend reibungslos. Zu vereinzelten Unstimmigkeiten kam es erst im Zuge der sich anschließenden Lockerungs-Maßnahmen, wenn Arbeitgeber die eingeräumte Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes wieder einschränken wollten.“

DB: Inwiefern haben sich Entsendungen in den letzten Jahren verändert? Und was hat die Pandemie quasi ‚on top‘ bewirkt?

Krohn: „Grundsätzlich ist eine weitere Differenzierung der Einsatztypen festzustellen. Dabei nehmen die so genannten Cafeteria-Modelle immer mehr zu, in denen sich die Entsandten in Zusammenarbeit mit der Entsendeabteilung ihre Entsendepakete und entsendebedingten Zulagen zusammenstellen können, anstatt sich einem starren Regelwerk gegenüber zu sehen.

Hinsichtlich der Entsendearten ist festzustellen, dass – nicht zuletzt verstärkt durch die Pandemie – die unbedingte Notwendigkeit von Dienstreisen mehr und mehr hinterfragt wird. Commuter-Entsendungen werden derzeit ‚on hold‘ gesetzt, beendet oder in virtuelle Entsendungen über Ländergrenzen hinweg ersetzt. Die Übernahme internationaler Rollen oder Funktionen für eine Auslandsgesellschaft, ohne sich tatsächlich physisch zu bewegen, wächst.“

Heeke: „Aus arbeitsrechtlicher Sicht wurden Entsendungen in den vergangenen Jahren mehr und mehr durch Anforderungen zur Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen im Gastland geprägt. Maßgeblichen Einfluss hatte vor allem die Entsenderichtlinie, die in der jüngeren Vergangenheit gleich zwei Mal durch den europäischen Gesetzgeber reformiert wurde. Ziel war, den Arbeitnehmerschutz durch die Gewährleistung von Mindestarbeitsbedingungen stärker in den Vordergrund zu stellen. Dies mündete zuletzt z.B. auch in eine Reform des Arbeitnehmerentsendegesetzes, mit der u.a. das Prinzip ‚Equal Pay for Equal Work‘ im Bereich der Arbeitnehmerentsendung verankert werden soll.“

DB: Was ist Ihr Fazit aus der Studie: Wie sollten und werden Unternehmen die Gestaltung der Entsendungskonditionen in der Zukunft verändern?

Krohn: „Die ‚User Experience‘ gewinnt an Bedeutung, sodass die individuelle Ausrichtung auf den Entsandten steigt. Dies ist bei einer heterogenen Belegschaft naturgemäß sehr herausfordernd. Niemals zuvor haben so viele Generationen mit unterschiedlichen Bedürfnissen in einer Workforce zusammengearbeitet: Baby Boomer, Generation X, Y und Z. Und: In Zeiten des häufig zitierten ‚War for Talents‘ muss das Wohlbefinden des mobilen Mitarbeiters ganz oben auf der Agenda stehen. Daher werden individuelle Präferenzen und Auswahlmöglichkeiten bei den entsendebedingten Vorteilen immer wichtiger. Doch ein breites Angebot an Leistungen führt nicht alleine zum Erfolg. Vielmehr ist ein gutes Erwartungsmanagement von Seiten des Unternehmens wichtig, um den Auslandseinsatz erfolgreich zu gestalten.“

Heeke: „Das stimmt. Aber auch hier sind Unternehmen gut beraten, die Anforderungen der reformierten Arbeitnehmerentsenderichtlinie zu beachten. So sollte in Zukunft das Augenmerk darauf gerichtet werden, bei der Gestaltung der Entsendungskonditionen unmissverständlich zwischen Entsendezulagen und Entsendekosten zu differenzieren – denn nur Entsendezulagen können auf die Entlohnung des entsendeten Arbeitnehmers angerechnet werden.“

DB: Kommen wir noch einmal auf das Schlagwort der Studie zurück: Was versteht man eigentlich genau unter dem Begriff ‚Smart Mobility‘?

Krohn: „In der Tat haben die Interviewpartner im Rahmen der Studie sehr unterschiedliche Assoziationen mit diesem Begriff verbunden. Die meisten Studienteilnehmer denken bei Smart Mobility zunächst an die Digitalisierung der Entsendeprozesse einschließlich der Nutzung von Data Analytics, um vertiefte Einblicke auch in unstrukturierte Daten zu erhalten. Den befragten Unternehmen geht es aber primär um die Flexibilisierung von Ressourcen und damit verbundenen Lösungen für deren Fachbereiche.“

DB: Und ist diese ‚Smart Mobility‘ denn schon in den Unternehmen angekommen?

Krohn: „Rund ein Fünftel der Befragten gibt an, dass Smart Mobility bereits ein Begriff im Rahmen von internationalen Mitarbeitereinsätzen ist. Allerdings gibt es bislang bei lediglich 7 % konkrete erste Maßnahmen. Einige Studienteilnehmer geben als Grund für die mangelnde Umsetzung die Qualität der vorhandenen Daten und die fehlende Harmonisierung von verschiedenen Systemen an. Eine weitere Erklärung war aber auch die im Vergleich zur Gesamtbelegschaft geringe Anzahl grenzüberschreitend tätiger Mitarbeiter, die dazu führt, dass Digitalisierungslösungen die Entsendeabteilungen erst später erreichen.“

DB: Lassen sich aktuell mittel- und langfristige Folgen für den Global Mobility-Bereich durch die Pandemie absehen?

Krohn: „Einerseits ist sicherlich zu erwarten, dass die Anzahl der klassischen Entsendungen wie auch der Dienstreisen zumindest mittelfristig sinken werden. Hierzu dürften zum einen strategische Entscheidungen der Unternehmen beitragen, Teile ihrer Produktionsketten zu repatriieren, um bei künftigen Infektionswellen unabhängiger zu sein. Hinzu kommen verstärkte Trends zur Nationalisierung und Abschottung der Arbeitsmärkte, die die Anforderungen an die Erteilung von Arbeitserlaubnissen verschärfen. Zum anderen bemühen sich viele Unternehmen um Kostensenkungen. Wo internationale Mobilität unabdingbar ist, dürfte es mehr Versetzungen und virtuelle Remote Work geben. All das erfordert von den Entsendeabteilungen den Aufbau weiterer Expertise, um mögliche Fallstricke zu vermeiden und trotzdem schnell die Talente dort einzusetzen, wo sie gebraucht werden.“

Heeke: „Die Pandemie wird auch aus der arbeitsrechtlichen Perspektive Spuren hinterlassen. So werden Rückruf-Regelungen in Entsendeverträgen und/oder Policies zukünftig sicherlich stärker ins Blickfeld genommen und den Erfordernissen der Pandemie-Situation angepasst werden müssen. Darüber hinaus sollten Unternehmen sich bei der Gestaltung der vertraglichen Grundlagen auch mit der Situation auseinandersetzen, dass entsendete Arbeitnehmer, die sich ‚auf Heimaturlaub‘ befinden, durch einen Lockdown oder eine Quarantäne-Situation gezwungen sein können, ihre Arbeitsleistung vorübergehend entweder gar nicht oder aber nur aus dem Homeoffice im Heimatland zu erbringen.“

DB: Welche Herausforderungen sehen Sie künftig im Bereich Steuerrecht?

Krohn: „Ich erwarte, dass die ohnehin bestehende Komplexität internationaler Sachverhalte zunehmen wird. Beispielsweise dürfte die bisherige grundsätzliche Anknüpfung des Besteuerungsrechts für Arbeitseinkünfte an den physischen Tätigkeitsort durch die zunehmende Anzahl grenzüberschreitender virtueller Remote Work zu einer Verlagerung des Steueraufkommens führen. Und zwar vom Land, in dem der Arbeitgeber ansässig ist und wo bisher physisch gearbeitet wurde, hin zum Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers, in dem sich das Homeoffice befindet.

Die Unternehmen sehen sich in diesem Zusammenhang auch der Herausforderung ausgesetzt, in einer größeren Anzahl an Fällen das Vorliegen steuerlicher Betriebsstätten prüfen zu müssen; das im Lichte von BEPS Aktionspunkt 7, wonach die in den Doppelbesteuerungsabkommen bestehenden Ausnahmen zum Vorliegen einer Betriebsstätte künftig nur dann anwendbar sein sollen, wenn die konkrete Tätigkeit nicht wertschöpfend ist.“

DB: Machen künftig – mit Blick auf weitere Unsicherheiten durch Infektionswellen und Lockdowns – steueroptimierte Vergütungssysteme wie Vertrags- bzw. Gehaltssplits noch Sinn oder besteht die Gefahr eines Eigentors?

Krohn: „Derartige Vergütungsstrukturierungen dienen ja in erster Linie der klaren Abgrenzung von Gehaltsanteilen analog der jeweiligen Verantwortlichkeiten. Sie sind tendenziell bei Führungskräften mit globalen oder länderübergreifenden Aufgabenbereichen sinnvoll. Die Aufteilung der Besteuerungsgrundlagen zwischen den involvierten Ländern ist dabei ein Nebeneffekt, der sich steuerlich unter Umständen positiv auswirken kann. Insbesondere was die Anrechnung von Grundfreibeträgen und den Verlauf der Steuersatzprogression betrifft. In der Regel erfordern solche Vereinbarungen einen analogen physischen Tätigkeitensplit in den jeweiligen Ländern, um steuerlich wirksam zu sein.

Wenn nun aufgrund weiterer Infektionswellen der Arbeitnehmer nur vom Homeoffice aus tätig ist, besteht die Gefahr, dass genau dieser Tätigkeitensplit nicht mehr erfüllt wird. Die OECD hat zwar im April Hinweise gegeben, dass alleine durch die Corona-bedingten Lockdowns und Reisebeschränkungen keine Betriebsstätten oder Verlagerung von Besteuerungsrechten begründet werden sollten. Nicht alle Länder haben bis heute aber die Anwendung dieser Empfehlung bestätigt. Deutschland hat in diesem Sinne mit einigen Nachbarländern Konsultationsvereinbarungen geschlossen, die für Grenzpendler Anwendung finden.“

DB: Vielen Dank für das Interview, Herr Krohn und Herr Heeke!

Das Interview führte Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro.

 

Mehr erfahren:

Die Deloitte Global Employer Services Studie zur Global Mobility finden Sie hier:

https://www2.deloitte.com/de/de/pages/tax/articles/smart-mobility-studie.html


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